Jak prowadzić księgowość jako mały przedsiębiorca?
Jeśli zdecydowałeś się na założenie własnej firmy, masz wiele do zrobienia. Oczywiście, masz już napisany biznesplan lub przynajmniej masz go w głowie. Trzeba znaleźć klientów i załatwić sto innych spraw. Jednym z bardzo ważnych elementów prowadzenia działalności gospodarczej jest prowadzenie księgowości. W pośpiechu łatwo jest zapomnieć o tym, ale nie należy!
Bardzo ważne jest, aby poważnie traktować administrację i księgowość. Jest to bardzo ważne z kilku powodów. Przede wszystkim, oczywiście, dlatego, że jest to obowiązkowe, aby odpowiednio to zorganizować. Organy podatkowe muszą mieć możliwość sprawdzenia, czy wszystko robisz prawidłowo. Można to sprawdzić poprzez kontrolę administracji. Dlatego ważne jest, aby księgowość była prowadzona w sposób określony przepisami prawa.
Oprócz tych obowiązków, dla powodzenia działalności ważne jest również prowadzenie prawidłowej dokumentacji. Nie ma znaczenia, jak duża lub mała jest Twoja firma. Dbając o porządek w księgowości, zyskujesz wgląd w stan swojej firmy. Czy wszystko przebiega prawidłowo, czy może trzeba coś poprawić? Można to ustalić tylko wtedy, gdy ma się wgląd w odpowiednie dane liczbowe. Dlatego należy upewnić się, że dane te znajdują się w zasięgu ręki, we własnych księgach rachunkowych. W ten sposób można uniknąć niespodzianek. Jeśli uaktualnisz księgowość zbyt późno, po kilku miesiącach może się okazać, że sprawy nie idą tak dobrze, jak Ci się wydaje.
Po stwierdzeniu, że prowadzenie ksiąg rachunkowych to poważny temat, w naturalny sposób nasuwa się pytanie: Jak to robić? Istnieje wiele różnych sposobów prowadzenia księgowości. Zasadniczo dostępne są następujące opcje:
- Zrób to sam. Samodzielnie prowadzisz księgowość na podstawie faktur i danych. Używasz do tego programu lub prowadzisz księgowość w Excelu, jeśli jest to wystarczająco proste. Jest to najtańsze rozwiązanie, ale wiąże się z ryzykiem, np. błędów.
- Pozwalasz, aby ktoś inny prowadził Twoją księgowość. Jest to w zasadzie profesjonalne biuro rachunkowe lub księgowy. Osoby te na co dzień zajmują się księgowością, więc jest duża szansa, że będą w stanie profesjonalnie przejąć administrację. Konsekwencją tego wyboru jest oczywiście konieczność płacenia księgowemu znacznych kwot miesięcznie lub rocznie. Przecież nie świadczy on tych usług za darmo.
- Połączenie powyższych opcji. Na przykład korzystasz z programu księgowego, do którego dostęp ma również Twój księgowy. Samodzielnie przetwarzasz dane i faktury. Następnie księgowy będzie przeglądał program księgowy co miesiąc lub co kwartał. W ten sposób sprawdzają pracę pod kątem błędów i mogą np. informować o nowych przepisach, z których można skorzystać. W ten sposób nie trzeba płacić pełnej kwoty za całkowity outsourcing administracji. Jednak to Ty będziesz czerpać korzyści z wiedzy swojego księgowego.
Dokonując wyboru, należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Jeśli chcesz samodzielnie prowadzić księgowość, upewnij się, że masz wystarczającą wiedzę, aby robić to prawidłowo. Jako przedsiębiorca, organy podatkowe zakładają, że znasz prawo. Jeśli jako przedsiębiorca popełniasz błędy w księgowości z powodu braku doświadczenia, nie jest to powód, aby organy podatkowe nie nałożyły na Ciebie kary. Oszczędza się pieniądze, nie zatrudniając profesjonalisty, ale jeśli dokona się takiego wyboru, należy upewnić się, że jest on rozsądny. Na przykład, jeśli Twoja administracja nie jest skomplikowana, najpierw skorzystaj z kursu księgowości. Wtedy będzie można bezpiecznie dokonać tego wyboru.
Całkowity outsourcing administracji może być kuszący. Umawiasz się z biurem, że zajmie się ono wszystkim za Ciebie i nie musisz się już o to martwić. Ale czy to jest mądre? Dla przedsiębiorcy ważne jest, aby znać dane liczbowe swojej firmy. Jeśli nigdy nie masz do czynienia z księgowością, może to spowodować luki w Twojej wiedzy. W końcu nigdy nie patrzysz na liczby, więc pewnie też ich dobrze nie znasz. W rezultacie można utracić cenne informacje o swojej działalności i możliwości wprowadzenia zmian.
Dlatego też można w końcu zastosować kombinację. Samodzielnie prowadzisz księgowość, ale potrzebujesz profesjonalisty, który ją sprawdzi. Niektóre biura rachunkowe specjalizują się w tej formie współpracy. Należy pamiętać, że prawdopodobnie trzeba będzie korzystać z oprogramowania księgowego, z którego korzysta już księgowy. Dlatego nie jest rozsądne konfigurowanie całej administracji w określonym pakiecie oprogramowania, jeśli już wiesz, że chcesz korzystać z usług biura rachunkowego.
Wniosek jest taki, że bardzo ważne jest, aby ten wybór był dobrze przemyślany. Należy również wziąć pod uwagę, co jest, a co nie jest dozwolone w świetle przepisów prawa. W razie jakichkolwiek pytań należy skontaktować się z doradcą. Może się to wydawać kosztowne i niepotrzebne, ale może zapobiec wielu nieszczęściom. Ponieważ kontrola ksiąg rachunkowych może obejmować kilka lat wstecz, jeden mały błąd, który powtarza się bardzo często, może okazać się błędem o bardzo poważnych konsekwencjach. Życzę powodzenia w prowadzeniu działalności i w zakładaniu księgowości. Jeśli jesteś ciekaw doświadczeń innych osób z danym księgowym lub oprogramowaniem księgowym, przeczytaj najpierw recenzje.
